【问对职场】避免摆乌龙：新人如何写会议通知

你是不是也接到过这样的会议通知，莫名其妙的出现在你的邮箱里，陌生的联系人发来的关于陌生的主题的会议邀请？Peggy可是时常有见到哦，然后需要四处打听一圈才能搞清楚是不是发错了邮件……作为职场新人，被领导要求“通知同事开个会”，这种事情可以说是再平常不过的了，可是如果不小心也给别人发了份“莫名其妙”的会议通知，下回再见面时提起“哦……你就是上回发那个会议通知的某某某呀”，岂不是尴尬至极？那怎样才能写好一份合格的会议通知呢？别着急，排排坐，听Peggy细细道来。

其实倒也不难，还记得咱们小时候写作文，语文老师是怎么再三强调的吗？——时间、地点、人物，起因、经过、结果！没错，就是这些，稍加变化就成了我们会议通知不可或缺的“五要素”了，悔不该当初上学没有认真听讲了吧，嘿嘿。

首先是邮件主题。邮件主题里需要写明“中心思想”+“时间”+“地点”。为什么是这三点？因为要考虑到被通知人也许工作繁忙没有时间仔细阅读你的会议通知内容，或者不便于打开邮件全文（比如在网速慢的地方用手机登陆公司邮箱），所以需要在电子邮件标题里写清楚最为关键的会议主题（也就是“中心思想”），便于被通知人决定是否参加。另外“时间”和“地点”则便于被通知人决定参加后迅速获取与会信息。千万不要简单的写上“会议通知”这四个万金油哦，Peggy每次看到都觉得瀑布汗……

接下来就是会议通知的正文了。通常情况下，可以将时间、地点、人物（与会人员）、会议主题这四个关键信息再次以简明清晰的格式写在通知的开头。目的同样是为了便于被通知人更快捷的获取所需信息：

1、时间：什么时候开始？什么时候结束？

2、地点：在哪儿开？

3、人物：都有谁会参加这次会议？

4、主题：会议的议题是什么？主要讨论什么内容？

5、接下来就需要写清楚具体内容了，包括：

5.1“起因”：为什么需要开会讨论这个主题，讨论这个主题的目的何在，起码让被通知人知道这不是为了开会而开会（哪怕事实上就是如此，至少也得装裱装裱不是么）

5.2“议程（经过）”：是指会议进程。会议当中的时间安排，每一个时间段内的主要动作以及相关负责人都要写清楚。如果需要提醒相关责任人做相应的前期准备的，也可以在这里强调性的标注一下（比如红色highlight以引起注意）。

5.3“结果”：是指这次会议预期将达成什么共识、产生什么样的影响，或者下一步行动是什么。

5.4“提醒”：如果还有附带的资料需要提前阅读，也可以在正文最后提及，并且最好能够简单概括一下每个附件的主要内容是什么，哪些相关人员可能需要阅读。

总之，会议通知这种“应用文”的目的就是让被通知人快速、清晰的获得主要信息，并在时间和条件允许的情况下得以掌握会议的缘由、目的和主要议程。只要准确表述这五大要素，相信你的会议通知作业一定会及格的哦！

来源：问对网
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